hereyago

Kennen Sie Das?: Das E-Mailpostfach füllt sich mit E-Mails (Ketten-E-Mails), die immer länger werden, in denen Sie sich auf eine E-Mail Diskussion eingelassen haben (E-Mail Chat), oder Sie erhalten alle E-Mails aus einem anderem “E-Mail Chat” zwischen Mitarbeitern in Kopie.

Oft entstehen derartige E-Mails aus Unsicherheit oder Missverständnissen und die betroffenen Mitarbeiter versuchen sich durch die Dokumentation der Kommunikation in E-Mails abzusichern, dies hat häufig auch einen sehr großen “CC” Verteiler  zur Folge in dem diverse Leiter und Projektleiter eingefügt werden. Seien Sie mutig und durchbrechen Sie die Kette – greifen Sie zum Telefon, dies spart oft Zeit, Nerven und weitere E-Mails!

E-Mails nehmen im Geschäftsverkehr immer mehr zu und ersetzen oft das persönliche Gespräch, um so wichtiger ist es in E-Mails einige  wichtige Spielregeln einzuhalten, die immer häufiger vergessen werden:

E-Mails haben weltweit ein einheitliches Format, dies besteht aus folgenden wesentlichen Feldern:

• Betreff
• An
• CC
• BCC
• Inhalt
• Anlagen

Das Betreff Feld sollte mit einem für den Empfänger lesbaren Inhalt gefüllt sein, aus dem, ohne die E-Mail öffnen zu müssen, erkennbar ist worum es in der Nachricht geht.

Im An Feld werden die E-Mail Adressen der Empfänger eingetragen, an die die Frage, Aufgabe, Information oder Feststellung gerichtet ist!

Im CC Feld werden die E-Mail Adressen der Empfänger eingetragen, die über die Nachricht mit informiert werden sollen, aber nicht direkt betroffen sind.

Im BCC Feld werden  die E-Mail Adressen der Empfänger eingetragen, die über die Nachricht mit Informiert werden sollen, aber von den anderen Empfängern (AN, CC) nicht gesehen werden sollen.

Im Inhalt steht der eigentliche Text der Nachricht, welcher besteht aus:

• einer höflichen, dem Empfängerkreis angemessenen Anrede
• dem Text
• einer höflichen, dem Empfängerkreis angemessenen Grußformel
• einer Signatur mit Kontakt und Firmendaten des Absenders

Anlagen können, je nach verwendetem E-Mailprogramm und Format direkt in die Nachricht eingebunden werden und stehen im Feld Anlagen. E-Mail Anlagen sollten die folgenden Kriterien erfüllen:

• vom Empfänger lesbares Dateiformat, üblich sind Microsoft Office (Word, Excel), PDF, TIFF (Fax) oder Bilder (JPG, BMP, PNG)
• keine ausführbaren Programme (werden von vielen Firewalls gesperrt), ggf. sollten diese in ZIP Dateien gepackt werden
• Anlagen sollten nicht größer als 10 MB sein, da nicht jeder Empfänger ein riesiges Postfach oder Breitbandverbindung hat, bzw. der Administrator die E-Mail Größe beschränkt hat

Die Projektorganisation beschreibt die temporäre Organisation, die für die Durchführung des Projektes gebildet wird. Darin gibt es verschiedene Rollen:

Projektauftraggeber

Der Projektauftraggeber beauftragt das Projektteam mit der Durchführung des Projektes. Der Projektauftraggeber ist der interne (im Unternehmen) Auftraggeber, der die Ressourcen und Kosten der Linienorganisation verantwortet, die für die Durchführung des Projektes, erforderlich sind.

Projektleiter

Der Projektleiter wird durch den Projektauftraggeber mit der Durchführung des Projektes beauftragt. Der Projektleiter vereinbart mit dem Projektauftraggeber die Projektziele und berichtet direkt an den Projektauftraggeber über die Zielerreichung und den Status des Projektes. Der Projektleiter verantwortet während der Projektlaufzeit die vereinbarten Projektziele. Die klassischen Ziele betrachten:
- Termine
- Leistungen
- Kosten
Aber auch Zufriedenheit kann ein Projektziel sein.

Projektteammitglied (Projektkernteammitglied)

Das Projektteammitglied ist ein benanntes Mitglied der Projektorganisation. Ein Projektteammitglied verantwortet eigenständig Arbeitspakete innerhalb des Projektes und nimmt auch Teilprojektleitungsfunktionen war (weitere Mitarbeiter im Projekt führen).

Projektmitarbeiter

Der Projektmitarbeiter ist ein benanntes Mitglied der Projektorganisation. Er wird direkt durch den Projektleiter oder durch ein Projektteammitglied in die Projektorganisation aufgenommen.

Lenkungsausschuss

Der Lenkungsausschuss besteht aus dem Projektauftraggeber und einem Vertreter aus dem Management des Unternehmens (Projektsponsor) und bei Kundenprojekten zusätzlich einem Vertreter des Kunden. Er bildet das Eskalationsgremium für den Projektleiter bei Störungen im Projekt, welche er nicht selbst ausräumen kann und eine Unterstützung des Managements benötigen.

anbei mein PM Überblick, manchmal ganz hilfreich.

Download als PDF: my PM Map v004

Was ist ein Projekt?

Es gibt dafür eine DIN Norm, welche in etwa sagt:

Ein Projekt ist gekennzeichnet durch die Einmaligkeit der Bedingungen in Ihrer Gesamtheit, dies kann sein durch:

- zeitliche, finanzielle, personelle Abgrenzung

- Zielvorgaben

- projektspezifische Organisation

- Abgrenzbarkeit  gegenüber anderen Vorhaben

Eine viel einfachere, aber zutreffende Beschreibung sagt: Ein Projekt ist ein Vorhaben mit Planungsbedarf, welches nicht aus der Standardorganisation (Linienorganisation) erbracht werden kann.

„Menschen unter Druck denken nicht schneller“

- Tom de Marco -